Des minutes gagnées sur chaque minute.

Chaque dossier commence par un appel ou une visite au comptoir. Un client veut acheter, vendre, faire son testament ou régler une succession. La réceptionniste choisit le motif de l'appel, et Préambule lui indique quoi demander, à qui confier le dossier et comment répondre aux questions les plus fréquentes.

À la fin de l'appel, deux textes sont prêts : la fiche pour l'équipe, et le courriel au client avec la liste exacte des documents à apporter. Le client arrive préparé, la technicienne reçoit un dossier complet, et personne ne rappelle personne pour une information oubliée.

Après une fusion, l'acte est presque parfait. Le danger, c'est le presque : un prix en lettres qui ne correspond plus au prix en chiffres, deux chiffres inversés dans un numéro de lot, un champ de fusion oublié, une acheteuse « né » plutôt que « née », un 31 septembre.

Vigie compare l'acte avec lui-même. Chaque nom, chaque montant, chaque lot et chaque date doit être identique partout où il apparaît, et les montants écrits en lettres doivent correspondre aux chiffres. Vigie ne corrige rien et ne décide rien : il montre l'endroit exact, et la technicienne ou le notaire tranche.

Une grande partie du travail d'une technicienne, c'est de courir après les pièces : le certificat de localisation chez l'arpenteur, l'état de compte chez le prêteur, la pièce d'identité du client. Cadence affiche chaque dossier avec un anneau qui se remplit. En rouge : signature dans moins de 48 heures et pièces manquantes.

Un clic sur un dossier, et le rappel est déjà rédigé, pour la bonne personne, avec seulement les documents qui manquent. On le copie dans Outlook et on l'envoie soi-même. Après la signature, le dossier passe aux suivis : inscription au registre, rapport au prêteur, copies, fermeture.

La « taxe de bienvenue » ne se calcule pas toujours sur le prix. On prend le plus élevé entre le prix et l'évaluation municipale multipliée par le facteur comparatif. Les ajustements, eux, suivent l'année civile pour les taxes municipales et l'année scolaire pour les taxes scolaires.

Équilibre fait tout ça à mesure qu'on tape et dessine une frise qui montre qui paie quoi, et pour combien de jours. Le client comprend en le voyant, et le notaire vérifie en dix secondes. Les barèmes et les conventions de l'étude (par exemple, à qui revient le jour de la signature) se règlent une fois pour toutes.

C'est l'outil qui parle aux clients. En rencontre de testament, le notaire entre la famille en quelques clics et l'écran montre ce que prévoit la loi si rien n'est signé. La surprise la plus fréquente : au Québec, sans testament, le conjoint de fait n'hérite de rien, même après vingt ans de vie commune. Le voir à l'écran vaut toutes les explications.

Pour une succession sans testament, Lignée donne aussi une première carte des héritiers à l'ouverture du dossier, à confirmer par le notaire. On commencerait par les cas simples ; la représentation et les familles recomposées viendraient ensuite.

Les documents arrivent de partout et sous tous les noms : scan0043.pdf, IMG_2211.pdf, certif loc final(2).pdf. Reliure lit la première page de chaque fichier, reconnaît le type de document, le renomme selon la convention de l'étude et le range au bon endroit dans la trousse. Les pages blanches du numériseur disparaissent.

Quand un document est une simple image sans texte, Reliure le dit franchement et demande de confirmer. Il reste à jeter un œil à l'aperçu et à cliquer sur Créer.